Au început înscrierile pentru vendori la West Side Hallo Fest 2024. Acte necesare și condiții

• Ești comerciant? Hai la West Side Hallo Fest 2024. Miercuri, 14 august, dăm startul înscrierilor pentru vendori, atât pentru produse nealimentare (handmade, de artizanat sau ambalate), cât și pentru produse alimentare. Înscrierile vor ține până pe 30 august, la miezul nopții. Selecția va fi realizată de o comisie de specialitate, iar rezultatele vor fi publicate în data de 9 septembrie, pe site.

West Side Hallo Fest revine cu a doua ediție, pe Insula Lacul Morii, între 25 și 27 octombrie 2024. Concerte, ateliere pentru copii, dar și multe alte suprize îi vor aștepta pe vizitatori. Ca și la ediția trecută, vom avea vendori, atât non-food, cât și food, care vor aștepta publicul cu tot felul de minunății și bunătăți.
Comercianții care vor să participe la West Side Hallo Fest 2024 se pot înscrie, începând de pe 14 august până pe 30 august, completând unul din formularele de mai jos: 

 

• Formular vendori non-food

• Formular vendori food

Important! Alte solicitări scrise, fără prezența formularului, conduc la ineligibilitatea solicitantului de a intra în procesul de înscriere și selecție.

Înscrierea entităților juridice (SRL, PFA, PFI, IF, II, Asociații, Organizații Neguvernamentale) sau persoanelor fizice, după caz, se realizează pentru ocuparea unui singur loc/spațiu de expunere și comercializare, niciuna dintre entitățile enumerate mai sus neavând posibilitatea de a solicita mai multe locuri/corturi. Brandurilor li se permite participarea în cadrul evenimentului West Side Hallo Fest 2024 doar sub forma unui parteneriat sau contract de sponsorizare. Dovlecii trebuie sa fie prezenți ca element distinctiv în toate produsele comercializate de expozanți şi în amenajarea standului.

 

Categorii de produse

A. Produse nealimentare – CORTURI

• A1 – Produse hand-made sau realizate de artiști plastici (categoria include expozanții care au produse create și realizate manual, cu materiale naturale, care au în componență elemente specifice Halloween şi au o calitate superioară de design și producție: cadouri, decorațiuni realizate de terți și comercializate în cadrul evenimentului, haine, bijuterii, accesorii);
  
• A2 – Produse ambalate din zahar (categoria include expozanții care realizează dulciuri ambalate, cu specific Halloween). 

B. Produse alimentare – FOOD TRUCKS

• B1 – Produse alimentare preparate în locație de tip fast-food sau desert (burgeri, cartofi prăjiți, hot-dog, wrap-uri, gogoși, langoși);
• B2 – Produse alimentare preparate în locație de tip clătite, waffle, prăjituri, plăcinte
• B3 – Băuturi alcoolice (vin, bere, alte băuturi alcoolice);
• B4 – Băuturi non alcoolice (cafea, ciocolată caldă, ceai, limonadă, sucuri naturale și fresh-uri, băuturi răcoritoare și apă).

 

 

Condiții obligatorii pentru participarea în cadrul evenimentului

1. Persoanele care doresc să se înscrie în calitate de expozant la West Side Hallo Fest 2024 pot fi entități juridice, precum: SRL, PFA, PFI, IF, II, Asociații, Organizații Neguvernamentale şi trebuie să fie înregistrate la Registrul Comerțului.

Ca excepție, se pot înscrie și persoanele fizice, doar dacă au Certificat de producător sau Atestat de meşter popular.

2. Pentru toate categoriile de produse este obligatoriu ca aplicanții să fi participat la cel puțin două evenimente cu stand în aer liber (în București, în țară sau străinătate), lucru exemplificat prin fotografii, dar și prin descrierea acestor participări în formularul de înscriere. Formularul trebuie să ofere descrierea produselor care vor fi vândute in cardul West Side Hallo Fest 2024.

3. Aplicanții care doresc să participe la West Side Hallo Fest 2024 (atât la categoriile alimentare, cât și nealimentare) trebuie să folosească materiale biodegradabile în care să servească și să ambaleze produsele comercializate (pahare, farfurii, linguri, furculițe, pungi de împachetare și vânzare, etc.), conform Ordinului nr. 6 din 25 august 2021 – privind reducerea impactului anumitor produse din plastic asupra mediului, Capitolul 5, Art. 5, alin 1.

4. Food truck-urile trebuie să aibă maxim 8 mp. Consumul de curent declarat trebuie sa fie același cu consumul de curent oferit la fața locului. Depășirea consumuluu duce la eliminarea din eveniment.

5. În vederea realizării instructajelor în domeniul Sănatății și Securității în Muncă (SSM) și în domeniul Prevenirii și Stingerii Incendiilor (PSI), vă rugăm să transmiteți cu aproximație numărul maxim de angajați care își vor desfășura activitatea la stand.

 

Documente obligatorii de anexat formularului de înscriere

Alături de formular, comercianţii trebuie să trimită, pe www.wetransfer.com, pe adresa evenimente@primarie6.ro, următoarele documente:

• Copie după CUI,
• Actul constitutiv al firmei,
• Copie după autorizaţia DSV (pentru vendorii food),
• Actele food-truck-ului (pentru vendorii food),
• Certificat de producător/Atestat meşter popular (doar pentru persoanele fizice),
• Copie după cartea de identitate a administratorului,
• Poze cu produsele care vor fi vândute la West Side Hallo Fest
• Poze participare târguri și expoziții
• Poze truck – interior/exterior
• Preţurile poduselor, meniul la eveniment.

• Dimensiunea tuturor documentelor nu trebuie să depăşească 20 Mb.
  Orice documente trimise pe alte adrese de e-mail sau alta cale, dupa expirarea termenului de înscriere sau pe alte canale NU vor fi înregistrate!
•  

Comisia de analiză și selecție: 2 – 6 septembrie 2024

Selecția va fi realizată de o Comisie de Analiză și Selecție, formată dintr-un număr de experți cooptați, reprezentanți externi și personal specializat, cu responsabilități în organizarea principalelor activități ale evenimentului.
Comisia își rezervă dreptul de a accepta un aplicant la eveniment doar pentru anumite produse menționate în formularul de înscriere. În funcție de specificul evenimentului și de numărul aplicanților care intenționează să comercializeze produse similare, Comisia va exercita acest drept, pentru a asigura o diversitate și o calitate superioară a produselor oferite publicului.
Aplicanții trebuie să răspundă clar și concis la întrebările deschise privind descrierea produselor și să furnizeze toate informațiile necesare pentru a permite Organizatorului să înțeleagă activitatea desfășurată.
De asemenea, Comisia de Analiză și Selecție poate decide descalificarea aplicanților în cazul în care se constată următoarele:

• • ! Fals în declarații (de exemplu însușirea de fotografii ale altor expozanți, declarații false pe propria răspundere privind procesului de producție, neconcordanțe grave în documentele depuse);
  • ! Aplicarea unui formular în folosul altei persoane sau societăți comerciale. 

 

Criterii de analiză și de selecție

• Conformitatea documentelor în raport cu condițiile specifice descrise în procedura de înscriere;
• Demonstrarea experienței aplicantului în domeniul în care activează și analiza activității aplicantului într-un alt eveniment West Side(dacă a mai participat), pe baza fișelor de evaluare întocmite de Organizator;
• Calitatea, estetica și varietatea produselor: etichetarea, ambalarea, tehnici specifice folosite în prepararea produselor, specificarea sursei de proveniență a materiei prime și a ingredientelor folosite;
• Calitatea, estetica și varietatea produselor: originalitatea și expresivitatea produselor, gradul de inovație și creativitate, calitatea materialelor și tehnicile folosite în realizarea produselor, autenticitatea și gradul de conformare cu tematica evenimentului.
• Estetica standului/interiorul truckului: așa cum reiese din fotografiile transmise de aplicant;
• Calitatea de producător sau statutul de comerciant al aplicantului.

• În data de 9 septembrie 2024, ora 13:00, lista expozanților selectați va fi publicată pe site si pe pagina de Facebook West Side Hallo Fest.
•  

Taxa de participare

Aplicanții selectați să participe în cadrul evenimentului West Side Hallo Fest 2024 vor avea obligația contractuală de a achita taxa de participare stabilită.

Taxa de participare trebuie achitată înainte de începerea evenimentului, în termenul ce va fi comunicat ulterior de Organizator, în baza facturii emise și diferă în funcție de tipul produselor comercializate, astfel:

A. Produse nealimentare – CORT

Preţurile NU includ TVA.

Cort profesional cu 1 masă, 2 scaune, 1 priză	1.950 lei
Spaţiu minim achiziționat*	9 mp
Taxa poziționare preferențială	750 lei

Preţurile NU includ TVA.

B. Produse alimentare – FOOD TRUCKS

B1 – Produse alimentare preparate în locație de tip fast-food sau desert (burgeri, cartofi prăjiți, hot-dog, wrap-uri, gogoși, langoși) *preparate vegane în locatie 15% discount	6.950 lei*
B2 – Produse alimentare preparate în locație de tip clătite, waffle, prăjituri, plăcinte	5.750 lei
B3 – Băuturi alcoolice (vin, bere, alte băuturi alcoolice)	8.750 lei
B4 – Băuturi non alcoolice (cafea, ciocolată caldă, ceai, limonadă, sucuri naturale și fresh-uri, băuturi răcoritoare și apă)	4.570 lei

Preţurile NU includ TVA

Taxă consum curent

• 10 kw – 250 lei;
• 10-20 kw – 350 lei;
• 20-25 kw – 400 lei.

Taxă curățenie

• Taxă curățenie food – 300 lei;
• Taxă curățenie non food – 100 lei /cort 9 mp.

Preţurile NU includ TVA.

 

Date contact

Pentru orice informaţii suplimentare, puteţi trimite un e-mail la evenimente@primarie6.ro.